H/F Assistant(e) Administratif

Le Conservatoire des Alpes-Maritimes (CRI) assure une mission d'enseignement de la musique et arts vivants décentralisée sur le territoire du littoral, moyen et haut pays. Il accueille 1468 élèves, dispose d'un effectif de 48 professeurs soutenu par une équipe administrative. Il est un établissement de référence, véritable médiateur de la vie culturelle, ouvert au sein des Alpes-Maritimes et entretient des liens étroits avec les communes, les établissements culturels et les associations locales. Il offre une diversité de styles et d’esthétiques permettant ainsi un accès à la culture et à la pratique artistique en direction de tous. 

Missions

• Pédagogie :
  - Accueil et renseignement du public ;
  - Gestion de la boîte mail « contact » ;
  - Suivi administratif des élèves en suppléance de la responsable (inscriptions sur le logiciel métier, certificats, contrats
  de prêts d’instruments) ;
  - Gestion des absences des élèves et des dossiers d’inscriptions en complément du secrétariat pédagogique ;
  - Gestion des emplois du temps des professeurs en suppléance de la responsable (modification et suivi sur le logiciel
  métier) ;
  - Saisie et diffusion des bilans des musiciens intervenant en milieu scolaire ;
  - Gestion des centres d’enseignements en suppléance de la responsable (fonctionnement, utilisation des salles et
  gestion des clés) ;
  - Gestion des appréciations des élèves (vérifications de saisie et diffusion après validation) ;
  - Diffusion des informations aux familles ;
  - Réservation des salles pour diffusions pédagogiques.

   

• Administration/direction:
  - Prise de note et compte-rendu ;
  - Appui et suivi des dossiers de la direction ;
  - Organisation et suivi des réunions (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers) ;
  - Gestion des plannings, rendez-vous et réunions en visioconférence pour la direction ;
  - Suivi, classement et archivages des documents administratifs ;
  - Rédaction et diffusion des courriers, courriels.

   

• Autres :
  - Présence lors de réunions de rentrée ;
  - Présence lors des auditions et concerts ;
  - Représentation de la direction sur certaines manifestations.

   

  D’autres activités peuvent être confiées à l’agent dans le cadre de circonstances exceptionnelles et pour répondre auxnécessités de service.
  Conditions particulières d’exercice :
  -  Description des pics d’activité : rentrée scolaire (septembre-octobre), fin d’année scolaire (juin/juillet) ;
  -  Titulaire du permis de conduire ;
  - Tenue vestimentaire correcte

Profil du candidat

• Compétences techniques :
  • Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
  • Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
  • Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
  • Utilisation du logiciel métier : I-MUSE ;
  • Connaissance des procédures administratives ;
  • Formation CNFPT appréciée.

   

• Compétences relationnelles :
  • Savoir travailler en équipe ;
  • Avoir le sens du service public ;
  • Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
  • Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.

   

• Compétences organisationnelles :
  • Savoir gérer les priorités et les urgences ;
  • Avoir de la rigueur et de la méthode ;
  • Savoir faire preuve d’anticipation ;
  • Rendre compte à la direction et alerter ;
  • Savoir faire preuve de discrétion et réserve.
  • Autonomie relative dans l’organisation des missions confiées, sous l’autorité de la direction ;
  • Compte rendu régulier de l’activité et obligation d’alerte en cas de difficulté.

Conditions de travail

Temps complet

Lieu de travail

Modalités de recrutement

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne
peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.